Política de privacidad y tratamiento de datos personales – CONFEORG

Fecha de actualización: 29 de marzo de 2023

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – CONFEDERACIÓN NACIONAL DE ORGANISMOS DE APOYO AL TRÁNSITO (CONFEORG)

La CONFEDERACIÓN NACIONAL DE ORGANISMOS DE APOYO AL TRÁNSITO (CONFEORG), es una entidad sin ánimo de lucro, de naturaleza privada, asociativa y gremial que reúne a las diferentes agremiaciones de Organismos de Apoyo a las Autoridades de Tránsito (Centros de Enseñanza Automovilística, Centros de Reconocimiento de Conductores, Centros Integrales de Atención y Centros de Diagnóstico Automotor) y representa los intereses y necesidades del sector ante las autoridades públicas del ramo de orden nacional.

CONFEORG, dando cumplimiento a la normatividad vigente de protección de Datos Personales, en los términos que establece la Ley 1581 del 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen; ha establecido la siguiente POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con el objeto de proteger y salvaguardar la información personal que suministren los diferentes usuarios de los servicios y productos que ofrezca la Organización.

DEFINICIONES

Autorización: refiere al consentimiento previo, voluntario, informado y expreso del Titular de un dato personal.

Aviso de privacidad: Comunicación dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por CONFEORG, a través de la cual se les informan las políticas de tratamiento que serán aplicadas a sus datos personales, la forma de acceder a ellos y las finalidades para las cuales serán usados.

Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por CONFEORG.

Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a una persona natural determinada o determinable.

Dato privado: Dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.

Dato público: Dato personal al que la Constitución y la ley lo ha calificado como tal y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.

Dato Semiprivado: Dato personal que no es privado ni público y que es de interés tanto para el titular como para un determinado sector o grupo o para la sociedad en general.

Dato sensible: Dato personal que afecta la intimidad del Titular, cuyo uso inadecuado podría derivar en actos de discriminación de cualquier tipo. Son considerados datos sensibles, entre otros, los datos de orientación sexual, de origen racial y étnico, de salud, de visión política, convicción religiosa o filosófica.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habeas data: Derecho que tienen los Titulares de los datos personales, de exigir por parte de quienes tratan dichos datos, el acceso, actualización, inclusión, corrección, exclusión, adición, y rectificación de estos, así como la limitación de su divulgación o cesión.

Organismos de Apoyo a las Autoridades de Tránsito (OAAT): entidades públicas o privadas a las que, mediante delegación o convenio se les asignan funciones de tránsito.

Página de aterrizaje: página de un sitio web diseñada con el objetivo concreto de captar la atención de los usuarios del internet interesados en un tópico determinado.

PAO: la Plataforma de Soporte a los Organismos de Apoyo al Tránsito es una plataforma de gestión e información cuyo objeto principal es optimizar la capacidad de búsqueda y de obtención de información de los consumidores finales de los servicios ofrecidos por los Organismos de Apoyo a las Autoridades de Tránsito (OAAT) y al mismo tiempo facilitar a estos últimos un canal idóneo para publicitar toda la información relacionada con su servicio, conectando con los usuarios demandantes. Esto, a través de una herramienta tecnológica amigable y sencilla, accesible a través de internet.

Plataforma de capacitación: Es el conjunto de elementos que hacen parte de la infraestructura tecnológica a través de la cual se imparten los diferentes cursos de capacitación ofrecidos por CONFEORG.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que se encarga de darle un tratamiento a los datos personales que recopila. Para el caso particular, CONFEORG, es el responsable del tratamiento de los datos personales que a través de la herramienta se recopilen.

Tratamiento: refiere a las acciones que se realizan con los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso y supresión.

Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. Concretamente, son todos los usuarios consumidores de los diferentes servicios ofrecidos por CONFEORG, que suministran información personal.

DERECHOS QUE COBIJAN A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales suministrados en la Plataforma, disponen de los siguientes derechos:

• Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.
• Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
• Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
• Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento
• Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento. 
• Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales suministrados.
• Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, las normas que la modifiquen, adicionen o complementen y demás relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales.
• Derecho a ser informado por parte del responsable o encargado, del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.

RECOLECCIÓN DE LOS DATOS

CONFEORG recolectará información ydatos personales de algunos usuarios, de la siguiente forma:

1. A través del diligenciamiento de los formularios que sean compartidos y enviados a través de distintos medios de comunicación, especialmente por correo electrónico.
2. A través de llamadas telefónicas que se realicen desde CONFEORG a personas naturales vinculadas a los OAAT.
3. A través de llamadas telefónicas que reciba la Mesa de Ayuda de CONFEORG, por parte de personas interesadas en informarse sobre los servicios ofrecidos por la entidad, o usuarios actuales de los servicios que se encuentren interesados en actualizar su información o hacer cualquier tipo de consulta y/o petición.
4. A través de la inscripción o registro en los programas, servicios o actividades de cualquier tipo que CONFEORG promueva, formalice u ofrezca al público, a través de los diferentes canales que se habiliten para ello.
5. En general, a través de las interacciones que se puedan realizar en las plataformas de capacitación, páginas de aterrizaje o de cualquier otro servicio que ofrezca o llegue a ofrecer CONFEORG.
6. En eventos en los que participe CONFEORG en los que haga promoción de sus diferentes servicios.
7. Mediante la transmisión o transferencia de datos por parte de aliados estratégicos.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los Datos Personales que recolecte CONFEORG, serán consignados en una Base de Datos a la cual sólo tiene acceso el personal autorizado: El Director Técnico de la Plataforma de Soporte a los Organismos de Apoyo a las Autoridades de Tránsito (PAO) y un integrante de la Mesa de Ayuda de CONFEORG.

Los datos personales que sean recopilados por cualquiera de los medios o en las oportunidades indicadas con anterioridad, serán compilados en una base de datos de acceso exclusivo por parte del personal autorizado de CONFEORG.

Los Datos Personales que se recopilen a través de la Plataforma, serán tratados para los fines descritos en este documento, y en todo caso le serán comunicados al Titular al momento de suministrarlos. Los Datos Personales que sean suministrados por los Titulares, serán ordenados y clasificados por CONFEORG.

Los datos recopilados serán almacenados y tratados por CONFEORG principalmente para:

• Promocionar los servicios que ofrezca al mercado, individualmente o en alianza con sus aliados estratégicos.
• Mejorar la calidad de los servicios que ofrezca.
• Identificar nuevos servicios que puedan resultar de interés para los usuarios.
• Compartir información de interés de los Titulares, usuarios y consumidores de los servicios.

Los datos personales serán usados, además para:

• Establecer canales de contacto con los Titulares y usuarios de los servicios.
• Enviar información sobre los trámites de tránsito que se realizan en los Organismos de Apoyo al Tránsito, entidades del sector y otros asuntos relacionados con la movilidad, a través de cualquier canal incluyendo, pero sin limitarse a, redes sociales, mensajes de texto, correo electrónico, llamadas telefónicas, entre otros.
• Verificar y validar los datos suministrados por los Titulares.
• Analizar los datos recolectados para hacer un seguimiento y mejoramiento de los servicios ofrecidos.
• Ofrecer información a los Titulares sobre los trámites de tránsito que se realizan en los OAAT y demás que se adelantan ante otras entidades del sector.
• Transferir los datos personales a cualquier servidor que sea de propiedad de CONFEORG, para su almacenamiento y dar cumplimiento a los fines aquí descritos.
• Realizar un control preventivo y en tiempo real frente a fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Emprender procesos de mejora de los servicios ofrecidos.
• Crear un registro histórico de información, con el objetivo de mejorar la experiencia de los Titulares y usuarios de los servicios, analizando los intereses, necesidades y oportunidades de mejora.
• Aplicar encuestas de satisfacción para calificar los servicios ofertados, a través de diferentes canales.
• Dar trámite a las solicitudes, quejas y reclamos que presenten los usuarios de los diferentes servicios.
• Entregar reportes a las autoridades de inspección, vigilancia y control competentes que lo soliciten.
• Dar trámite a los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
• Conservar la información por el término establecido en la Ley.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Se tiene que, de conformidad con las disposiciones legales que rigen la materia, el consentimiento que brinden los Titulares de los Datos Personales, frente a su tratamiento, debe ser informado, previo y expreso.

Los usuarios de los servicios ofrecidos por CONFEORG deben autorizar el tratamiento de los datos personales al momento de suministrarlos, esto es, al momento de diligenciar un formulario creado por CONFEORG para ese propósito, o a la hora de inscribirse, acceder y/o pagar un servicio ofrecido por CONFEORG.

Los usuarios de los servicios a los que se soliciten datos personales, encontrarán en el formulario, módulo o canal de registro correspondiente, un Aviso de Privacidad en el que encontrarán la información sucinta de la “Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales” de CONFEORG, junto con un hipervínculo que les permitirá leer el documento en su integridad. De existir la voluntad del titular, podrán manifestar su aceptación haciendo clic en una casilla de aceptación.

Cuando se trate de la recolección de datos personales a través de la opción de chat de WhatsApp Business o cualquiera otro mecanismo similar que emplee CONFEORG, se enviará un enlace que redirigirá al usuario para que conozca estos documentos y se le preguntará si acepta o no el tratamiento de sus datos personales.

Si es a través de una llamada telefónica, se brindará al usuario que hace el contacto, la información del sitio web en el que se aloja la Política de Tratamiento de Datos, para su lectura y consulta. En la llamada se le preguntará, una vez hecha dicha aclaración, si acepta dicha Política.

La aceptación de la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales es requisito previo para que los usuarios puedan acceder a usar algunas de las funcionalidades de los servicios ofrecidos por CONFEORG, como la solicitud de reserva de citas.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS USUARIOS TITULARES DE DATOS

De acuerdo con las disposiciones normativas que regulan el tratamiento y protección de los Datos Personales, especialmente la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 2013, en lo que respecta a los derechos que tienen los Titulares sobre los Datos Personales que proporcionan, así como sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, relacionados con el acceso, actualización, rectificación y supresión de la información, CONFEORG habilitó como canal de contacto, para cualquier solicitud, aclaración o petición en relación con el tratamiento de los datos personales, los siguientes:

• Correo electrónico: [email protected]
• Línea telefónica: (+57) 318 712 6869 y (1) 4434442
• Dirección física para solicitudes por escrito: El Titular del dato deberá dirigir un requerimiento a la dirección Carrera 9 # 80-12, Oficina 502, en Bogotá D.C., Colombia.

Nuestra Mesa de Ayuda y de Servicio al Cliente estará atenta para atender las peticiones y garantizar que los derechos de los titulares puedan ser ejercidos.

Por lo tanto, todas las comunicaciones, solicitudes, consultas, quejas y/o reclamos deben dirigirse a esa Área específica. Es importante destacar que, para elevar cualquier requerimiento relacionado con los derechos de los titulares de datos personales, el interesado deberá siempre acreditar su identidad como Titular del(los) dato(s).

SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS

Las consultas que sean remitidas por los usuarios, que se traten de derechos de petición, deberán ser respondidos en los términos dispuestos en la Ley y las normas reglamentarias.

Las solicitudes y/o consultas que sean presentadas, deberán contener, como mínimo, lo siguiente: i) Nombre y número de identificación del Titular, ii) Copia del documento de identidad del Titular, iii) descripción completa de la solicitud o consulta, iv) información de contacto para la notificación del solicitante.

Cuando quien presenta la consulta o solicitud es un causahabiente del Titular de los Datos: i) Nombre y número de identificación del Titular del Dato, ii) Nombre del causahabiente del Titular del Dato, iii) Copia del documento del Titular, iv) Copia del documento de identidad del Causahabiente v) Copia del Registro Civil de Defunción del Titular del Dato, vi) Prueba que acredite la legitimación del causahabiente respecto del Titular, vii) Descripción completa de la solicitud o consulta y viii) información de contacto para la notificación del solicitante.

Cuando quien presenta la consulta o solicitud es el representante legal y/o el apoderado del Titular, deberá presentar: i) El nombre y número de identificación del Titular del Dato, ii) El nombre y número de identificación del representante legal y/o apoderado iii) Copia del Documento de identidad del Titular del Dato iv) Copia del Documento de identidad del representante legal, v) Prueba que acredite la calidad del representante legal o apoderado del Titular, vi) Descripción completa de la solicitud o consulta, vii) Descripción completa de la solicitud o consulta y viii) información de contacto para la notificación del solicitante.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

CONFEORG no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, salvo que se trate de aquellos que sean estrictamente necesarios para el uso de las funcionalidades o beneficios incluidos dentro de los servicios ofrecidos. De llegar a ocurrir esto, CONFEORG no realizará ningún tratamiento de estos Datos sin la autorización y consentimiento previo, informado y expreso del Titular de los Datos. Lo anterior, exceptuando aquellos casos que por Ley no requieren autorización y en los que se presente alguno de los siguientes casos especiales:

1. Cuando el tratamiento del Dato sea necesario para proteger los intereses del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
2. Cuando el tratamiento del Dato sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso que adelante una autoridad judicial o administrativa con facultades jurisdiccionales.
3. Cuando se deba tratar el Dato para dar cumplimiento a una orden emanada de una autoridad o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.

Los Datos Sensibles que lleguen a suministrar los usuarios de la Plataforma, serán tratados exclusivamente por la Dirección Técnica de CONFEORG, bajo los mayores estándares de seguridad. Para tal efecto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información. La Dirección Técnica de la Plataforma, en cabeza de su director(a), es el área designada como responsable específico para dicho acceso.

VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia a partir del 29 de marzo de 2023.

Los Datos Personales que sean suministrados a través de los medios antes listados, permanecerán almacenados en la base de datos de CONFEORG durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades de tratamiento expuestas en este documento y para cumplir con las normas vigentes que rigen la materia.

Finalmente, la información recopilada será revisada anualmente con el objeto de verificar su veracidad y continuar con su tratamiento. CONFEOG se reserva el derecho de modificar la presente Política unilateralmente.